Die Dokumentation von Auslandseinsätzen nach dem Nachweisgesetz

Während den meisten Arbeitgebern die Auswirkungen der mit Wirkung zum 1. August 2022 in Kraft getretenen Änderungen des Nachweisgesetzes mit Blick auf die Arbeitsv­ertragsgestaltung bewusst sind und für eine hohe Beschäftigung der Personal­abteilungen gesorgt haben, fristen die arbeitgeberseitigen Pflichten bei Auslandseinsätzen weitestgehend ein Schattendasein. Dabei müssen Arbeitgeber nach den geänderten Regelungen des Nachweisgesetzes weiteren Dokumentationspflichten nachkommen – sei es bei Dienstreisen, Entsendungen oder gegebenenfalls auch nur im Falle des Home-Office aus dem Ausland.

Das Nachweisgesetz sieht unter § 2 Abs. 2 und Abs. 3 die Ausstellung von inhaltlich erweiterten Nachweisen für Auslands­aufenthalte im Rahmen derer eine Arbeitsleistung erbracht wird und bei der Entsendung von Arbeit­nehmern vor.

Nach § 2 Abs. 2 NachwG hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Falle eines länger als vier aufeinanderfolgenden Wochen andauernden dienstlichen Auslands­aufenthalts noch vor Abreise einen schriftlichen Nachweis auszuhändigen, der über die üblichen Arbeitsv­ertragsbedingungen nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG hinaus weitere Angaben zu enthalten hat:

• Das Land/die Länder in welchem/welchen die Arbeitsleistung erbracht werden soll, sowie
• die geplante Dauer,
• in welcher Währung die Entlohnung erfolgt,
• die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, sowie ggfs. die Bedingungen der Rückkehr und
• sofern vereinbart, die mit dem Auslands­aufenthalt verbundenen Geld- oder Sachleistungen.

Diese Regelung erfasst dabei grundsätzlich jede Arbeitserbringung aus dem Ausland. Es wird keine Unterscheidung getroffen, ob der Auslands­aufenthalt durch den Arbeitgeber angewiesen wurde oder ob die Arbeitsleistung sogar auf Veranlassung des Arbeitnehmers aus dem Ausland erbracht wird. Dies betrifft insbesondere die Fälle der so genannten „Workation“ oder dem Home-Office aus dem Ausland.

Vor der Neuregelung des Nachweisgesetzes bestand die Verpflichtung des Arbeitgebers erst ab einem einmonatigen Auslands­aufenthalt, wobei die aktuelle Nachweispflicht auch dann besteht, wenn der über vier Wochen liegende Zeitraum in unter­schiedlichen Ländern verbracht wird. Maßgeblich ist, dass keine zeitliche Unterbrechung vorliegt in deren Folge der Auslandseinsatz unter die Dauer von vier aufeinanderfolgenden Wochen fällt.

Während § 2 Abs. 2 des NachwG modifiziert wurde, ist § 2 Abs. 3 gänzlich neu eingefügt worden. Dieser normiert zusätzliche Nachweispflichten des Arbeitgebers im Falle eines der Arbeitnehmer-Entsenderichtlinie (RL 96/71/EG sowie EU 2018/957) unterfallenden Auslands­aufenthaltes von über vier Wochen. Dies umfasst bestimmte Konstellationen der grenzüberschreitenden Erbringung von Dienst­leistungen, der grenzüberschreitenden unternehmens- oder konzerninternen Arbeitserbringung oder im Falle der grenzüberschreitenden Leiharbeit (vgl. Art. 1 Abs. 3 RL 96/71/EG). In diesen Fällen muss zusätzlich zu der Dokumentation der allgemeinen Inhalte und der besonderen auslandsbezogenen Änderungen des Arbeits­verhältnisses nach § 2 Abs. 1 und Abs. 2 NachwG eine weitere Dokumentation der Entsendung erfolgen. Die zusätzliche Dokumentation muss enthalten

• die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Mitgliedsstaates, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, Anspruch hat und
• einen Link zu der einzigen offiziellen nationalen Website, die der Mitgliedsstaat, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, betreibt nach Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe a der Richtlinie 2014/67/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Mai 2014 zur Durchsetzung der Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeit­nehmern im Rahmen der Erbringung von Dienst­leistungen und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 über die Verwaltungszusammenarbeit mit Hilfe des Binnenmarkt-Informationssystems – („IMI-Verordnung“) (ABl. L 159 vom 28.5.2014, S. 11).

Letzter Link führt zu einer offiziellen nationalen Website, die nach den europarechtlichen Vorgaben im Wesentlichen Angaben darüber enthält, welche Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen und/oder welche Teile des nationalen Rechts auf den Arbeitnehmer anzuwenden sind.

Fazit:

Arbeitgeber sollten den Dokumentationsaufwand bei dienstlich veranlassten internationalen Arbeitseinsätzen nicht aus den Augen verlieren. Auch wenn diese Dokumentation zusätzliche Hürden und Bürokratie schafft, handelt nach § 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG ordnungswidrig, wer diese Vorgaben nicht einhält.